Veel importeurs schrikken van de regel 'inklaringskosten' op hun factuur, omdat niet duidelijk is waar die voor staat. Kort gezegd: het is het werk van de douaneagent die namens jou aangifte doet, plus de kosten die de haven, terminal en douane in rekening brengen. Hieronder splitsen we het uit.
Waaruit bestaan inklaringskosten
De aangifte zelf is maar één onderdeel. Daaromheen zitten vaste posten die per zending en per haven verschillen.
- Invoeraangifte: het opstellen en indienen van de douaneaangifte
- Extra goederencodes: vaak een bedrag per aanvullende TARIC-code
- Terminal- en havenkosten: THC, ISPS, documentatiekosten
- Eventuele fysieke controle of scan door de douane
- Voorschotkosten als wij de invoerrechten en btw voorschieten
Inklaringskosten zijn niet hetzelfde als invoerrechten
Invoerrechten en btw zijn belastingen: die gaan naar de overheid en hangen af van je goederencode, oorsprong en douanewaarde. Inklaringskosten zijn dienstverlening: het werk en de documenten om je lading legaal het land in te krijgen. Op je factuur horen die twee apart te staan.
Rekenvoorbeeld
Stel: een LCL-zending van 4 m³ uit Shanghai met een douanewaarde van € 9.000 en een invoerrechttarief van 4,7%. Dan betaal je circa € 423 aan invoerrechten. De btw van 21% bereken je over douanewaarde plus vracht plus invoerrechten. De inklaringskosten daarnaast bestaan uit de aangifte, de terminalkosten en eventuele controlekosten — dat is een aanzienlijk lager bedrag dan de belastingen zelf, maar het loopt op als een zending veel verschillende artikelgroepen bevat.
Zo houd je ze laag
De grootste kostenpost is bijna altijd herstelwerk: onjuiste facturen, een ontbrekend certificaat of een verkeerde goederencode leiden tot uitstel, opslag op de terminal en soms een fysieke controle. Lever je documenten in één keer compleet aan, dan blijft het bij de standaardtarieven.
- Commercial invoice en packing list die kloppen met de werkelijke lading
- Goederencodes vooraf bepaald, niet pas bij aankomst
- Oorsprongscertificaat op tijd, dat kan invoerrecht schelen
- Één aanspreekpunt dat vracht en douane samen doet
Veelgestelde vragen
- Wat kost inklaring gemiddeld?
- Dat hangt af van de zending: het type transport, het aantal goederencodes en de haven. Vraag een prijsopgave aan met je gegevens, dan noemen wij een concreet bedrag in plaats van een richtprijs.
- Kan ik zelf inklaren?
- Dat mag, maar je hebt dan een EORI-nummer, toegang tot het aangiftesysteem en kennis van goederencodes nodig. In de praktijk laten importeurs dit door hun expediteur of douaneagent doen.
- Waarom rekent een koeriersdienst ook inklaringskosten?
- Ook bij een pakket doet de vervoerder aangifte namens jou. Dat is hetzelfde principe, alleen met een vast laag tarief en zonder ruimte voor maatwerk.